Quels renseignements personnels collectons-nous ?
Nous collectons les renseignements personnels suivants de nos employés :

• Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale, statut matrimonial, nombre de personnes à charge, coordonnées bancaires, curriculum vitae, diplômes, attestations, évaluations de performance, historique de rémunération, historique de formation, historique de congés, historique disciplinaire, etc.
• Données de localisation, telles que le lieu de travail, les déplacements professionnels, les frais de déplacement, etc.
• Données de navigation, telles que les pages visitées, le temps passé, les fichiers téléchargés, etc., lorsque les employés utilisent les équipements et les réseaux de l’entreprise.

Pourquoi collectons-nous ces renseignements personnels ?
Nous collectons ces renseignements personnels pour les fins suivantes :

• Gérer la relation d’emploi, notamment le recrutement, l’embauche, la formation, la rémunération, les avantages sociaux, les évaluations, les promotions, les transferts, les congés, les mesures disciplinaires, la cessation d’emploi, etc.
• Respecter nos obligations légales, fiscales, sociales, comptables, etc.
• Assurer la sécurité des personnes, des biens et des informations de l’entreprise.
• Améliorer la qualité de nos services et la satisfaction de nos employés.
• Réaliser des études, des statistiques, des sondages, etc.

Comment obtenons-nous le consentement des employés ?
Nous obtenons le consentement des employés de manière explicite ou implicite, selon le cas, lors de la collecte des renseignements personnels ou avant de les utiliser pour une nouvelle fin. Les employés peuvent retirer leur consentement à tout moment, sous réserve des conséquences juridiques ou contractuelles.

À qui communiquons-nous ces renseignements personnels ?
Nous ne communiquons ces renseignements personnels qu’aux personnes autorisées qui ont besoin d’y accéder pour les fins mentionnées ci-dessus, telles que :

• Les gestionnaires, les superviseurs, les collègues, les représentants syndicaux, etc., dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
• Les fournisseurs, les sous-traitants, les partenaires, etc., qui nous offrent des services liés à la gestion des ressources humaines, tels que la paie, les assurances, les régimes de retraite, la formation, le recrutement, etc.
• Les autorités compétentes, telles que les organismes gouvernementaux, les tribunaux, les organismes de réglementation, les organismes d’enquête, etc., lorsque requis par la loi ou par une ordonnance judiciaire.

Comment conservons-nous et détruisons-nous ces renseignements personnels ?
Nous conservons ces renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les fins mentionnées ci-dessus ou pour respecter les délais de prescription légaux. Nous détruisons ces renseignements personnels de manière sécuritaire lorsque nous n’en avons plus besoin, en utilisant des méthodes appropriées selon le support (papier, électronique, etc.).

Quelles sont les responsabilités de Techno Lignes Abitibi inc. ?
Techno Lignes Abitibi inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. À cet effet, elle a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :

Nom : Marie Claude Buttet
Fonction : Directrice RH, SST et Communication.
Adresse : 261, 7e Rue, Val-d’Or, QC, J9P 0G5
Téléphone : (819) 825-4040 p. 226
Courriel : mcbuttet@technolignes.com

Cette personne est chargée de veiller au respect de la loi 25 et de la présente politique de confidentialité, de former et de sensibiliser le personnel, de gérer les incidents de confidentialité, de répondre aux demandes d’accès et de rectification, de traiter les plaintes, etc.

Comment assurons-nous la sécurité des renseignements personnels ?
Nous assurons la sécurité des renseignements personnels en mettant en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques, telles que :

• Des politiques, des procédures, des codes de conduite, des contrats, etc., qui encadrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
• Des systèmes informatiques sécurisés, protégés par des mots de passe, des pares-feux, des antivirus, des chiffrements, des sauvegardes, etc.
• Des locaux sécurisés, verrouillés, surveillés, etc., où sont entreposés les renseignements personnels.
• Des formations, des sensibilisations, des vérifications, des audits, etc., qui visent à prévenir et à détecter les incidents de confidentialité.

Quels sont les droits des employés et comment les exercer ?
Les employés ont les droits suivants en matière de protection des renseignements personnels :

• Le droit d’accès : les employés peuvent demander à consulter ou à obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à leur sujet.
• Le droit de rectification : les employés peuvent demander à corriger ou à mettre à jour les renseignements personnels qui sont inexacts, incomplets ou périmés.
• Le droit d’opposition : les employés peuvent s’opposer à ce que nous utilisions ou communiquions leurs renseignements personnels pour certaines fins, sauf si nous avons un motif légitime ou une obligation légale de le faire.
• Le droit à l’effacement : les employés peuvent demander à ce que nous effacions leurs renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires ou lorsque le consentement a été retiré.
• Le droit à la portabilité : les employés peuvent demander à ce que nous leur transmettions leurs renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou à ce que nous les transmettions à un autre responsable du traitement.

Pour exercer ces droits, les employés doivent s’adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, en indiquant clairement leur nom, leur numéro d’employé et leur demande. Nous nous engageons à répondre dans un délai raisonnable, conformément à la loi.

Comment traitons-nous les plaintes ?
Si les employés ne sont pas satisfaits de la manière dont nous traitons leurs renseignements personnels, ils peuvent déposer une plainte auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, en indiquant clairement leur nom, leur numéro d’employé et les motifs de leur insatisfaction. Nous nous engageons à examiner la plainte et à y donner suite dans un délai raisonnable, conformément à la loi.

Si les employés ne sont pas satisfaits de la réponse que nous leur donnons, ils peuvent déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, qui est l’organisme chargé de veiller au respect de la loi 25. Les coordonnées de la Commission sont les suivantes :

Adresse : 575, rue Saint-Amable, bureau 1.10, Québec, QC, G1R 2G4
Téléphone : 1 888 528-7741
Courriel : Cai.Communications@cai.gouv.qc.ca
Site web: https://www.cai.gouv.qc.ca/

Comment modifions-nous cette politique de confidentialité ?
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, selon l’évolution de nos activités, de nos pratiques et de la législation. Nous informerons les employés de toute modification importante par les moyens appropriés, tels que le courriel, l’intranet, l’affichage, etc. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de nos engagements en matière de protection des renseignements.

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Marie Claude Buttet,
Directrice RH, SST et Communication